الأرشفة طبقا لقانون 99-69

الأرشفة  الجزء الأول

الأرشفة تعني الاحتفاظ بالمعلومات والمواد بشكل مدروس ومنظم للاطلاع عليها في المستقبل. تُستخدم عمليات الأرشفة في مختلف المجالات، بما في ذلك المكتبات، والأرشيف، والمؤسسات، والشركات. تهدف عمليات الأرشفة إلى الحفاظ على السجلات والمواد بحيث 

 قانون رقم 99-69

   يمكن الوصول إليها بسهولة وفعالية عند الحاجة. يتضمن الأرشفة غالبًا تصنيف وتنظيم المواد وتوثيقها بشكل مناسب لضمان سهولة استرجاعها واستخدامها في المستقبل.

تعريف الأرشيف

طبقا للمادة الأولى من قانون 69-99 ، الأرشيف و هي تلك الوثائق كيفما كان:

• تاريخها
• شكلها
• أوحاملها المادي التي ينتجها أو كل شخص يتسلمها سواء أكان :
• طبيعي
• معنوي
• أو مصلحة أو هيئة عامة أو خاصة خلال مزاولة نشاطهم,

و يشتمل التعريف - المكان- الذي تحتفظ فيه الوثائق العامة و المستندات التاريخية,

                      - الهيئة أو الأدارة - القائمة علي الإشراف على الأرشيف,

تعريف الأرشفة

وهي عملية تنظيم الوثائق و الملفات و السجلات و وضعها داخل الأرشيف و جعلها في المتناول ,

تعريف الوثيقة 
ذلك الأثر المادي الذي تنتجه المؤسسلت الرسمية أو مصالح الدولة لتسير مرافقها و حفظ مصلحتها, يمكن للوثيقة أن تكون مادية(ورقية) أو لا مادية( رقمية)، يتعين العناية بها نظرا لقيمتها الوظيفية، القانونية، و التاريخية.

تعريف التوثيق 

التوثيق و هي مهارة حفظ المستندات و الوثائق الرسمية و إثبات الممارسات و الأنشطة التربوية بدقة و مصداقية .

أنواع الأرشيف

هي جميع الوثائق التي تكونها:

• الدولة
• الجمعات المحلية
• المؤسسات(مثال البنكية....)
• المنشات العامة (في ملك الدولة)
• الهيئات الخاصة المكلفة بإدارة مرفق من المرافق العامة في إطار مزالة نشاطها.

و يشتمل أيضا على:

• الأصول و الفهارس التي يكونها الموثقون و العدول.
• و سجلات الحالة المدنية.
• وسجلات مصلحة التسجيل.

ملاحظة: غير قابلة للتقادم و التفويت. كما يتعين على كل من بحوزته أرشيف عام أن يردها إبى الهيئة التي أنتجتها أو إلى أرشيف المغرب لحفظها.

تنظيم الأرشيف العامة 

لا بد من الميز بين أقسماه الثلاثة حسب ما جاء ت به المادة رقم 6 ، فهو يتكون من أرشيف  عادية، ووسيطة، و نهائية، هذا التقسيم      يشير  إلى أن كل وثيقة تمر في دورة حياتها بثلاث مراحل بدأ من مرحلة النشأة مرورا بمرحلة التداول بحيث تبقى الوثيقة في ملفات المؤسسة نظرا  لكثافة تداولها داخل أجهزة المؤسسة وصولا مرحلة الإتلاف إما بالحدف النهائي أو إيداعها بمخازن الحفظ تحث  مسؤولية أخصائي التوثيق. 

حسب المادة رقم 7 من نفس القانون ، الأرشفة العادية (الحي، الجاري، الجيل الأول) و هي الوثائق المنتجة يوميا و التي تستعمل بصفة إعتيادية في مختلف الهيئات و المؤسسات السالفة الذكر في إطار مزاولة نشاطها . و بالتالي تتولى تلك الهيئات التي أنتجتها و تسلمتها مهمة حفضها .

حسب المادة رقم 8 من القانون ذاته، فالأرشيف الوسيط يطلق على الوثيقة التي لم تعد مصنفة ضمن الأرشيف العادي ، و يتم استعمالها   بصفة عرضية من قبل الهيئات التي أنتجتها ولم تحدد مصيرها بعد . تتكلف الهيئات التي انتجتها بحفظها و تدبيرها في أماكن خاصة لهذا الغرض ، و حفظها تدريجيا في شكل أرشيف الكتروني . 

حسب المادة رقم 9 ، على كل الهيئات و المؤسسات المشار إليها في المادة 3 ملزمة بإعداد جدول زمني للحفظ يحدد آجال حفظ الأرشيف العادي، الوسيط، و النهائي وفق نص تنظيمي يحدد كيفيات الحفظ و إعداد جداول زمنية و مصادق عليها .

حسب المادة رقم 10 ، بعد إنقضاء المدة الزمنية المحددة في الجدول الزمني المشار إليه في المادة السابقة، تتم عملية الفرز قصد تحديد الوثائق التي ينبغي حفضها نهائيا ، و التي لم تعد ذات قيمة إدارية (علمية، إحصائية، أو تاريخية،أو التي يتعين إتلافها نهائيا ). 

الأرشيف النهائي: و هي تلك الوثائق التي تم حفظها بعد الفرز، أما التي تقرر إتلافها تحت شروط و بالاتفاق المشترك بين الهيئة التي انتجتها و تسلمتها و بين أرشيف المغرب. تتم عملية الفرز،الإتلاف،و تسليم وفق نص تنضيمي.

حسب المادة رقم 11: تسلم أرشيف نهائي إلى أرشيف المغرب ، يتعين على الهيئات حفظها في شكل أرشيف إلكتروني.

حسب المادة 12: أرشيف المغرب و أرشيف العامة الأخري تلزم المصالح بجمع، جرد، و تصنيف أرشيف النهائية ووضعها تحت رهن إشارة الجمهور.

التدبير الإلكتروني

قبل الحديث عن التدبير الإلكتروني، لابد من التميز بين الأرشيف الورقي فهو عبارة عن ملفات يتم استخدامها و الاستفادة منها، تم أرشفتها وفق ترتيب و ترقيم معين ، و بين الأرشيف الإلكتروني وهي عملية أرشفة نفس الملفات لكن بطريقة إلكترونية، وتكون غالبا بصيغة pdf  فهي أكثر فاعلية نظرا لسهولة أرشفتها و سهولة الوصول إليها ، لكن لا تعوض الأرشيف الورقي . 

      

التدبير الإلكتروني للأرشيف قائم على قسمين: 

1. أرسيف رقمي أو الرقمنة = عبارة عن صيغة إلكترونية للوثائق، فهو أرشيف ورقي يتم حفظه و تخزينه إلكترونيا بالمسح و التصوير ليصبح على وسائط إلكترونية آلية موثوق بها .

1. أرشيف إلكتروني= وهي الوثائق و الملفات التي تنشأ و تحفظ إلكترونيا بواسطة الحاسوب و مخرجاته كالأشرطة، الأقراص الممغنطة، الأقراص الضوئية.

 أهمية الأرشفة في مجال الإداري و التربويو الحياة المدرسية

1. توثيق محاضر إجتماعات المجالس.

1. توثيق الملفات الخاصة بالتلاميذ و الأطر العاملة بالمؤسسة.

1. إنجازات المؤسسة.

1. الحفاظ علي نسخة إدارية من الوثائق الخاصة بالتنظيم التربوي.

إن بقاء الوثائق على هذا النحو له مخاطر قد تؤدي به إلى التلف سواء:

1. بأسباب طبيعية كالماء أو الحريق.

1. أو بسبب آلية التخزين. 

1. أو وصول غير المصرح له إليها و تسريبها بسهولةو نشرها على شيكة الإنترنات.

1. إشغال مساحة مكانية يمكن الاستفادة منها في إنشاء مكاتب إدارية.

إن تكدس الوثائق لدى المؤسسة بسبب النمو المستمر الناشئ عن المعاملات اليومية ، و عدم إقاف تداول المعاملات الورقية بالرغم من وجود مراسلات ‘لكترونية ،إلى التوجه لأرشفة الوثائق الإلكترونيا، حيث المحافظة على سرية المعلومات ، توفير التكاليف، سهولة تبادل الوثائق داخل و خارج العمل، أيضا إمكانية الإطلاع على الوثائق من أشخاص كثر في آن واحد، كما يمكن توفير نسخة في حالة تعرضت الأخرى للتلف.